Wybieramy rozmowy, które warto przejąć
Analizujemy liczbę połączeń, godziny szczytu, nieodebrane telefony i najczęstsze tematy rozmów.
Wdrożenie
Voicebot AI, który odbiera każdy ważny telefon
Naturalnie rozmawia po polsku, odpowiada na pytania na podstawie wiedzy Twojej firmy, umawia terminy i przekazuje zespołowi tylko te sprawy, które naprawdę wymagają człowieka. Także po godzinach i w największym ruchu.
01 — Nieodebrane telefony
Sygnał zajętości to często utracony klient.
Recepcja prowadzi jedną rozmowę naraz, a w tym czasie obsługuje też osoby na miejscu, e-maile i kalendarz. Klient, który się nie dodzwoni, rzadko próbuje ponownie — dzwoni do kolejnej firmy z listy. Voicebot odbiera od razu, prowadzi rozmowę własnymi słowami dzwoniącego i doprowadza ją do konkretnego wyniku.
A
Odbiera, gdy linia jest zajęta
Prowadzi wiele rozmów równolegle w granicach wykupionej przepustowości, więc dzwoniący nie słyszy sygnału zajętości.
B
Pracuje po godzinach
Wieczorem i w weekend odpowiada na pytania, a po połączeniu z kalendarzem umawia wizyty bez udziału zespołu.
C
Zdejmuje powtarzalne rozmowy
Godziny, ceny, dojazd i przygotowanie do wizyty nie przerywają pracy recepcji przy każdym telefonie.
D
Kończy rozmowę konkretem
Rezerwacją, wiadomością dla zespołu albo przełączeniem do właściwej osoby — nie odesłaniem na pocztę głosową.
02 — Zaufanie od pierwszego zdania
Nie udajemy człowieka. Dzwoniący od razu słyszy, że rozmawia z doradcą AI.
Voicebot przedstawia się na początku każdej rozmowy. Dzwoniący od pierwszego zdania wie, z kim rozmawia — nie ma niezręcznego momentu „odkrycia" w połowie rozmowy ani wrażenia, że firma coś ukrywa. Dzięki temu klienci spokojnie załatwiają swoje sprawy, a firma nie ryzykuje zaufania, które buduje latami.
- Rozmowa zaczyna się od jasnego przedstawienia doradcy AI.
- Klient wie, z kim rozmawia, więc nie czuje się oszukany.
- Na prośbę dzwoniącego rozmowa od razu trafia do pracownika.
- Treść powitania ustalasz razem z nami — pasuje do tonu Twojej marki.
03 — Godziny działania
W godzinach pracy telefony odbierają ludzie. Po godzinach — doradca AI. Jeśli tak wolisz.
To opcja, z której możesz, ale nie musisz korzystać. Voicebota włącza się zwykłym przekierowaniem numeru w ustalonych godzinach: w ciągu dnia połączenia odbiera Twój zespół, dokładnie tak jak dotąd. Po zamknięciu dzwoniący słyszy, że firma jest już po godzinach pracy — i że doradca AI mimo to pomoże mu załatwić sprawę. Klienci dobrze przyjmują taką komunikację, bo zamiast poczty głosowej dostają realną pomoc.
- W godzinach pracy nic się nie zmienia — odbierają ludzie.
- Po godzinach dzwoniący nie trafia na pocztę głosową, tylko na doradcę, który umawia i przyjmuje sprawy.
- Zakres godzin ustalasz sam i możesz go zmienić w każdej chwili.
- Możesz też włączyć voicebota całodobowo — wybór należy do Ciebie.
04 — Jeden system, różne branże
Nie wdrażamy jednego gotowego voicebota do każdej firmy.
Podstawa systemu jest wspólna, ale powitanie, wiedza, przebieg rozmowy i granice działania wynikają z procesów konkretnej firmy. Wybierz branżę i zobacz, jak zmienia się ta sama rozmowa telefoniczna.
AI
Rejestracja przychodni
doradca AI · połączenie w toku
01:12
Pacjentka„Muszę przełożyć jutrzejszą wizytę u doktor Nowak."
Doradca AI mówi„Mam wolne terminy: piątek 11:20 albo poniedziałek 8:40. Który wybrać?"
wyciszgłośnikzakończ
Wynik rozmowy
Wizyta przełożona — termin jutrzejszy zwolniony
- Zmianaczw 9:00 → pt 11:20
- KalendarzZaktualizowany
- Zwolniony terminDostępny dla listy rezerwowej
- PotwierdzenieSMS wysłany
Sprawa zamknięta w rozmowie
AI
Recepcja salonu
doradca AI · po godzinach pracy
00:52
Klientka„Dobry wieczór, chciałabym umówić zabieg na twarz u pani Magdy."
Doradca AI mówi„Pani Magda ma wolny wtorek 14:00 i czwartek 16:30. Który termin pasuje?"
wyciszgłośnikzakończ
Wynik rozmowy
Rezerwacja przyjęta po zamknięciu salonu
- UsługaZabieg na twarz · 60 min
- PracownikMagda
- Terminczwartek, 16:30
- Godzina połączenia20:47 — po godzinach
Zapisano w kalendarzu
AI
Recepcja kancelarii
doradca AI · połączenie w toku
00:58
Dzwoniący„Potrzebuję pomocy przy umowie najmu lokalu na firmę."
Doradca AI mówi„Nie udzielam porad prawnych, ale umówię konsultację z właściwym prawnikiem. Czy sprawa jest pilna?"
wyciszgłośnikzakończ
Wynik rozmowy
Konsultacja umówiona u właściwego specjalisty
- Obszar sprawyUmowa najmu komercyjnego
- PilnośćPodpisanie w przyszłym tygodniu
- Specjalistamec. Lewandowski
- Terminśroda, 10:00
Notatka przekazana prawnikowi
AI
Rezerwacje restauracji
doradca AI · sobotni szczyt
00:41
Dzwoniący„Mają Państwo stolik dla sześciu osób na dziś na 20:00?"
Doradca AI mówi„Na 20:00 brak miejsc — mogę zaproponować 18:30 albo 21:15. Coś z tego pasuje?"
wyciszgłośnikzakończ
Wynik rozmowy
Rezerwacja przyjęta, choć obsada była zajęta salą
- Stolik6 osób · dziś, 21:15
- AlternatywaZaproponowana i wybrana
- ObsługaBez angażowania obsady
- PotwierdzenieSMS wysłany
Zapisano w systemie rezerwacji
W medycynie, prawie i finansach voicebot pełni rolę recepcji: umawia, informuje i kieruje do specjalisty. Nie diagnozuje, nie interpretuje wyników i nie udziela wiążących porad.
05 — Wiedza firmy
Voicebot odpowiada na podstawie informacji zatwierdzonych przez firmę. Nie zgaduje.
Odpowiedzi powstają z materiałów, które firma wskaże jako obowiązujące: opisów usług, cenników, lokalizacji, godzin, zasad rezerwacji i instrukcji przygotowania. Gdy odpowiedzi nie ma w tych materiałach, voicebot dopyta, poinformuje o braku danych albo przekaże rozmowę właściwej osobie.
- Każdy dzwoniący słyszy te same, aktualne informacje.
- Zespół kontroluje, co voicebot może mówić.
- Nowe informacje wprowadzasz przez aktualizację materiałów.
- Trudna wymowa nazw i terminów jest ustawiana podczas wdrożenia.
06 — Rezerwacje przez telefon
Dzwoniący umawia, przekłada lub odwołuje wizytę w jednej rozmowie.
Po połączeniu z kalendarzem lub systemem rezerwacji voicebot czyta dostępność na żywo, proponuje krótką listę terminów, zbiera wymagane dane i tworzy rezerwację. Potwierdza ją dopiero po zapisie w systemie — a gdy system jest chwilowo niedostępny, dzwoniący dostaje jasną informację i obietnicę kontaktu, nie fałszywe potwierdzenie.
- Klient nie czeka na oddzwonienie, żeby poznać wolne terminy.
- Daty, godziny i numery telefonu są potwierdzane w rozmowie.
- Rezerwacja trafia od razu do kalendarza firmy.
- SMS lub e-mail z potwierdzeniem domyka sprawę.
07 — Połączenia wychodzące
Przypomnienia dzwonią same. Zwolnione terminy wracają do kalendarza.
Voicebot może wykonywać połączenia z potwierdzeniami wizyt, przypomnieniami i informacjami o zmianach. Gdy klient odwołuje termin, zwolnione miejsce może od razu trafić do osób z listy rezerwowej — bez ręcznego wydzwaniania przez recepcję.
- Mniej pustych terminów po odwołanych wizytach.
- Recepcja nie spędza godzin na ręcznym obdzwanianiu.
- Wynik każdej próby kontaktu jest zapisany.
- Kampanie prowadzimy w ustalonych godzinach i wyłącznie do osób, które wyraziły zgodę na kontakt.
08 — Przekazanie rozmowy pracownikowi
Sprawy wymagające człowieka trafiają do zespołu z gotową notatką.
Gdy dzwoniący prosi o rozmowę z pracownikiem, sprawa jest pilna albo pytanie wykracza poza zakres recepcji, voicebot przełącza rozmowę na właściwy numer lub dział. Jeżeli nikt nie może odebrać, zbiera wiadomość i tworzy zadanie do oddzwonienia.
Pracownik dostaje cel rozmowy, zebrane dane i krótkie podsumowanie — klient nie musi opowiadać wszystkiego od nowa.
09 — Po rozmowie
Po każdej rozmowie zostaje notatka w systemach firmy, nie tylko wspomnienie.
Zgodnie z ustaloną polityką prywatności system może zapisać podsumowanie rozmowy, rozpoznany temat, zebrane dane i wynik. Informacje trafiają do narzędzi, w których zespół już pracuje — bez ręcznego przepisywania z karteczek i skrzynki.
Podświetlone moduły pokazują ścieżkę przykładowej rozmowy zakończonej rezerwacją. Zakres integracji ustalamy po audycie systemów firmy.
10 — Kontrola i granice działania
Firma ustala, co voicebot mówi, co może zrobić i kiedy oddaje rozmowę człowiekowi.
Zakres działania ustalamy przed uruchomieniem: powitanie, źródła wiedzy, dozwolone operacje, zasady nagrywania oraz sytuacje, w których rozmowa trafia do pracownika. W medycynie, prawie i finansach voicebot pełni rolę recepcji — nie zastępuje osoby z odpowiednimi uprawnieniami.
-
Dzwoniący wie, że rozmawia z AI
Rozmowa zaczyna się od jasnej informacji, że prowadzi ją automatyczna recepcja.
-
Zatwierdzone źródła
Voicebot korzysta wyłącznie z wiedzy wskazanej przez firmę.
-
Ograniczone działania
Każda operacja w systemach ma jasno określony, wąski zakres.
-
Przekazanie wyjątków
Sprawy pilne, nietypowe i wymagające specjalisty trafiają do człowieka.
- Opisy usług i cennikaktywne
- Lokalizacje, godziny, dojazdaktywne
- Zasady rezerwacji i przygotowaniaaktywne
- Ogólna wiedza modeluwyłączona
- Sprawdzenie wolnych terminówdozwolone
- Rezerwacja, zmiana, odwołaniedozwolone
- Nagrywanie rozmówwg ustalonej polityki
- Porady medyczne i prawnewyłączone
- Dzwoniący prosi o pracownikanatychmiast
- Sprawa pilnaz priorytetem
- Pytanie poza zatwierdzoną wiedząz notatką
- Błąd systemuz alertem
11 — Wnioski z rozmów
Telefony pokazują, po co naprawdę dzwonią klienci.
W panelu widać, ile połączeń odebrał voicebot, ile spraw zamknął bez udziału zespołu, ile rozmów odbyło się po godzinach i na które pytania zabrakło odpowiedzi w materiałach. Na tej podstawie uzupełniamy wiedzę i poprawiamy scenariusze rozmów — a firma po raz pierwszy widzi w danych ruch, który wcześniej przepadał z sygnałem zajętości.
12 — Porównanie
Automat „wybierz 1" każe czekać. Voicebot załatwia sprawę.
Infolinia z automatem i pocztą głosową
- Wita menu i każe wybierać cyfry.
- Przy zajętej linii klient czeka albo się rozłącza.
- Po godzinach nagrywa się poczta głosowa, którą ktoś musi odsłuchać.
- Notatki z rozmów zostają na karteczkach i w mailach.
- Nikt nie wie, ile telefonów przepadło.
Voicebot projektowany przez DGBA
- Rozmawia normalnie — dzwoniący mówi własnymi słowami.
- Prowadzi wiele rozmów równolegle, bez sygnału zajętości.
- Po godzinach odpowiada, umawia i przyjmuje sprawy.
- Zapisuje wynik rozmowy w kalendarzu i CRM.
- Przełącza do pracownika z gotową notatką.
- Pokazuje w danych, po co dzwonią klienci i ile spraw domyka.
13 — Jak wygląda wdrożenie
Wdrożenie zaczynamy od Twojego ruchu telefonicznego — nie od technologii.
Projektujemy rozmowę i głos
Ustalamy powitanie z informacją o AI, pytania, sposób potwierdzania danych, wymowę nazw oraz granice działania.
Podłączamy telefonię i systemy
Numer firmy przez przekierowanie, Twilio lub SIP oraz kalendarz, CRM i SMS — w zakresie potwierdzonym audytem.
Testujemy i uruchamiamy pilotaż
Sprawdzamy rozmowy w hałasie, nazwiska, daty i numery oraz reakcje na błędy. Ruch zwiększamy dopiero, gdy podstawowe ścieżki działają prawidłowo.
Informacje techniczne dla zespołu IT
Rozpoznawanie i synteza mowy
Polski głos z naturalną intonacją, obsługa przerywania wypowiedzi i słownik wymowy nazw oraz terminów.
Telefonia
Przekierowanie istniejącego numeru, natywna integracja Twilio albo SIP trunking z centralą firmy.
Baza wiedzy
Odpowiedzi budowane z fragmentów zatwierdzonych materiałów firmy (RAG).
Wąskie operacje w systemach
Sprawdzenie terminów, utworzenie, zmiana i odwołanie rezerwacji — każda operacja walidowana po stronie serwera, bez szerokiego dostępu do systemów.
Nagrania, retencja i dane
Polityka nagrywania, retencji i dostępu do danych ustalana osobno dla każdego wdrożenia; rozmowa zaczyna się od informacji o AI.
Testy scenariuszy
Hałas i słabsza jakość połączenia, akcenty, niepełne dane, błędy API i scenariusze pilne — testowane przed startem.
Zbuduj z DGBA
Pokaż nam swój ruch telefoniczny. Wskażemy, które rozmowy można bezpiecznie przejąć.
Powiedz nam, ile telefonów odbieracie, kiedy jest szczyt i które rozmowy powtarzają się najczęściej. Wspólnie wybierzemy sprawy, które voicebot może przejąć w pierwszym etapie — i ustalimy, czego potrzeba, aby je uruchomić.
Voicebot może działać samodzielnie. Jeżeli chcesz objąć także czat na stronie, można go później połączyć z chatbotem AI i prowadzić oba kanały według tych samych scenariuszy.