Wybieramy sprawy, które warto przejąć
Analizujemy najczęstsze pytania, obecny sposób obsługi, systemy oraz momenty, w których użytkownicy rezygnują lub wymagają ręcznej pomocy.
Wdrożenie
Chatbot AI, który nie kończy rozmowy na odpowiedzi
Budujemy chatboty, które odpowiadają na podstawie wiedzy Twojej firmy i prowadzą klienta do konkretnego kroku: rezerwacji, zapytania, płatności albo rozmowy z właściwą osobą. Na Twojej stronie, przez całą dobę.
01 — Pierwszy kontakt na stronie
Klient przychodzi na stronę z pytaniem. Chatbot prowadzi go do załatwienia sprawy.
Strona pokazuje tę samą treść każdemu, a formularz wymaga, aby klient od początku wiedział, czego potrzebuje. W efekcie zespół odpowiada na wiele podobnych pytań, zanim pozna faktyczną sprawę. Chatbot prowadzi rozmowę zależnie od odpowiedzi klienta: wyjaśnia dostępne opcje, zbiera tylko potrzebne informacje i kieruje sprawę do kolejnego etapu.
A
Odpowiedź bez oczekiwania
Klient dostaje podstawową informację także wtedy, gdy zespół jest niedostępny — wieczorem i w weekend.
B
Mniej powtarzalnych rozmów
Najczęstsze pytania nie muszą za każdym razem przerywać pracy zespołu.
C
Pełniejsze zapytania
Zespół otrzymuje cel kontaktu, najważniejsze dane i podsumowanie rozmowy.
D
Konkretny następny krok
Rozmowa może zakończyć się rezerwacją, zgłoszeniem, płatnością lub przekazaniem do człowieka.
02 — Jeden system, różne branże
Nie wdrażamy jednego gotowego chatbota do każdej firmy.
Podstawa systemu jest wspólna, ale wiedza, sposób prowadzenia rozmowy, kolejne kroki i granice działania wynikają z procesów konkretnej firmy. Wybierz branżę i zobacz, jak zmienia się ta sama rozmowa.
Chcę umówić wizytę, ale nie wiem, jaki typ konsultacji wybrać.
Pomogę dobrać rodzaj wizyty. Czy to pierwsza konsultacja w naszej przychodni, czy wizyta kontrolna?
Pierwsza konsultacja.
W takim razie proponuję konsultację wstępną. Najbliższe wolne terminy to czwartek 12:00 i piątek 9:40. Który pasuje?
Rezultat rozmowy
Konsultacja wstępna — rezerwacja terminu
- Rodzaj wizytyKonsultacja wstępna · 30 min
- PlacówkaCentrum, gab. 4
- Terminczwartek, 12:00
- PrzygotowanieInstrukcja wysłana e-mailem
Potwierdź wizytę
Poproś o kontakt recepcji
Gdzie jest moje zamówienie #48213?
Sprawdzam… Zamówienie #48213 zostało nadane wczoraj i jest w doręczeniu. Kurier planuje dostawę na jutro.
A jeśli rozmiar nie będzie pasował?
Masz 30 dni na darmowy zwrot. Mogę od razu przygotować etykietę zwrotną albo podpowiedzieć tabelę rozmiarów.
Rezultat rozmowy
Status zamówienia — sprawdzony w systemie
- Zamówienie#48213 · w doręczeniu
- Dostawajutro, kurier
- Zwrot30 dni, darmowy
- Dalsza pomocŚcieżka zwrotu przygotowana
Śledź przesyłkę
Rozpocznij zwrot
Szukam mieszkania 3-pokojowego, najlepiej z balkonem.
Dobrze. W jakiej dzielnicy i jakim budżecie mam szukać?
Krzyki, do 900 tys.
Mam 3 pasujące oferty. Dwie są dostępne do obejrzenia jeszcze w tym tygodniu — chcesz umówić prezentację?
Rezultat rozmowy
Dopasowane oferty — gotowe do prezentacji
- Preferencje3 pokoje · balkon · Krzyki
- Budżetdo 900 000 zł
- Dopasowania3 oferty
- Prezentacja2 terminy w tym tygodniu
Umów prezentację
Wyślij oferty e-mailem
Szukamy wsparcia w automatyzacji obsługi zgłoszeń.
Jasne. Ile zgłoszeń miesięcznie obsługuje dziś Wasz zespół i w jakim narzędziu pracujecie?
Około 600, głównie e-mail i arkusze.
Dziękuję. Przekażę zapytanie do zespołu wdrożeń — proponuję krótką rozmowę z konsultantem. Kiedy Ci pasuje?
Rezultat rozmowy
Zapytanie skierowane do właściwego zespołu
- ZakresAutomatyzacja zgłoszeń
- Skala~600 zgłoszeń / mies.
- Obecny procesE-mail + arkusze
- Następny krokRozmowa z konsultantem
Umów rozmowę
Wyślij podsumowanie
W medycynie, prawie i finansach chatbot obsługuje sprawy organizacyjne — nie diagnozuje, nie interpretuje wyników i nie zastępuje specjalisty.
03 — Wiedza firmy
Chatbot odpowiada na podstawie informacji zatwierdzonych przez firmę. Nie zmyśla, gdy czegoś nie wie.
Odpowiedzi powstają z materiałów, które firma wskaże jako obowiązujące: opisów usług, cenników, procedur, lokalizacji, profili specjalistów, instrukcji i najczęstszych pytań. Gdy odpowiedzi nie ma w tych materiałach, chatbot dopyta, poinformuje o braku danych albo przekaże sprawę właściwej osobie.
- Odpowiedzi na stronie są spójne z aktualnymi materiałami firmy.
- Zespół kontroluje, co chatbot może komunikować.
- Nowe informacje wprowadzasz przez aktualizację źródeł.
- Nietypowe pytania nie są ukrywane za pewnie brzmiącą odpowiedzią.
04 — Rozpoznanie potrzeby
Zamiast długiego formularza — pytania dopasowane do przebiegu rozmowy.
Chatbot nie pyta każdego klienta o ten sam zestaw informacji. Kolejne pytanie wynika z wcześniejszej odpowiedzi i prowadzi do właściwej usługi, działu, specjalisty albo sposobu kontaktu. Klient nie musi samodzielnie rozszyfrowywać całej oferty, a zespół dostaje zapytanie z informacjami potrzebnymi do rozpoczęcia rozmowy.
- Cel kontaktu i kategoria sprawy — rozpoznane w rozmowie.
- Najważniejsze preferencje, pilność i oczekiwany termin.
- Preferowany sposób kontaktu.
- Krótkie podsumowanie całej rozmowy dla zespołu.
05 — Rezerwacje i proste sprawy
Klient może załatwić prostą sprawę od razu, bez czekania na pracownika.
Po połączeniu z kalendarzem lub systemem rezerwacji chatbot sprawdza dostępność, proponuje termin i tworzy rezerwację. Może też przekazać link do płatności, wysłać potwierdzenie albo zapisać zgłoszenie. Rezerwacja jest potwierdzana dopiero po odpowiedzi systemu — a gdy system jest chwilowo niedostępny, klient dostaje jasną informację i inną drogę kontaktu.
- Bez przeskakiwania między czatem, kalendarzem i formularzem.
- Dostępne opcje widoczne od razu w rozmowie.
- Potwierdzenie w tej samej ścieżce — plus e-mail lub SMS.
- Proste sprawy domknięte również poza godzinami pracy.
06 — Połączenie z narzędziami firmy
Informacje z rozmowy trafiają tam, gdzie zespół już pracuje.
Chatbot nie tworzy kolejnego miejsca, które pracownik musi ręcznie sprawdzać. Zebrane dane zapisują się w CRM, systemie obsługi zgłoszeń, kalendarzu lub innym narzędziu używanym przez firmę — bez ręcznego przepisywania. Chatbot ma przy tym dostęp wyłącznie do działań ustalonych podczas wdrożenia, a nie do całego systemu.
Podświetlone moduły pokazują ścieżkę przykładowej akcji „Umów konsultację”. Zakres integracji ustalamy indywidualnie dla każdego wdrożenia.
07 — Przekazanie sprawy pracownikowi
Automatyzacja kończy się tam, gdzie potrzebna jest decyzja lub odpowiedzialność człowieka.
Nie każdą rozmowę powinien kończyć chatbot. Klient może poprosić o kontakt z człowiekiem, pytanie może wykraczać poza zatwierdzoną wiedzę albo sprawa wymaga specjalisty. Wtedy chatbot przekazuje pracownikowi całość rozmowy: cel kontaktu, podane dane, wcześniejsze odpowiedzi i powód przekazania.
Klient nie musi ponownie opowiadać całej historii, a pracownik zaczyna od konkretnej sprawy.
08 — Kontrola i granice działania
Firma ustala, z jakiej wiedzy chatbot korzysta i co może zrobić.
Zakres działania ustalamy przed uruchomieniem: źródła wiedzy, dozwolone operacje, zbierane dane oraz sytuacje, w których rozmowa trafia do pracownika. W medycynie, prawie i finansach chatbot obsługuje sprawy organizacyjne — nie zastępuje osoby z odpowiednimi uprawnieniami.
-
Zatwierdzone źródła
Chatbot korzysta wyłącznie z wiedzy wskazanej przez firmę.
-
Ograniczone działania
Każdy scenariusz ma jasno określone operacje, które system może wykonać.
-
Przekazanie wyjątków
Nietypowe i ryzykowne sprawy trafiają do człowieka.
-
Możliwość aktualizacji
Wiedza i scenariusze są poprawiane na podstawie nowych potrzeb i rozmów.
- Opisy usług i cennikaktywne
- Regulaminy i proceduryaktywne
- FAQ i instrukcje klientaaktywne
- Ogólna wiedza modeluwyłączona
- Sprawdzenie dostępności terminówdozwolone
- Utworzenie rezerwacji lub leadadozwolone
- Płatnośćtylko bezpieczny link
- Zmiana danych klientawymaga człowieka
- Klient prosi o kontakt z człowiekiemnatychmiast
- Pytanie poza zatwierdzoną wiedząz kontekstem
- Sprawa wymaga specjalistyz kontekstem
- Błąd systemu lub sytuacja pilnaz alertem
09 — Wnioski z rozmów
Rozmowy pokazują, czego klienci nie mogą znaleźć na stronie.
W panelu widać, z jakimi sprawami zgłaszają się klienci, które rozmowy zakończyły się rezerwacją lub zgłoszeniem, kiedy potrzebny był pracownik i na które pytania zabrakło odpowiedzi w materiałach. Na tej podstawie uzupełniamy wiedzę i poprawiamy scenariusze rozmów, a firma dowiaduje się, o co klienci pytają naprawdę.
10 — Porównanie
Zwykły chatbot odpowiada na pytania. Ten doprowadza sprawę do końca.
Zwykły chatbot na stronie
- Pokazuje te same odpowiedzi każdemu.
- Wyszukuje gotowe odpowiedzi z listy FAQ.
- Kończy rozmowę, gdy pytanie jest nietypowe.
- Zostawia dane w osobnym panelu, który ktoś musi sprawdzać.
- Mierzy głównie liczbę wiadomości.
Chatbot projektowany przez DGBA
- Dopasowuje pytania do przebiegu rozmowy.
- Odpowiada na podstawie wiedzy zatwierdzonej przez firmę.
- Kończy rozmowę rezerwacją, zgłoszeniem lub kontaktem.
- Zapisuje dane w systemach, w których zespół już pracuje.
- Przekazuje pracownikowi rozmowę razem z jej historią.
- Pokazuje, które rozmowy przyniosły rezultat i jakich odpowiedzi zabrakło.
11 — Jak wygląda wdrożenie
Wdrożenie zaczynamy od sposobu, w jaki firma obsługuje klientów — nie od technologii.
Projektujemy rozmowy i wiedzę
Określamy pytania, możliwe odpowiedzi, kolejne kroki, źródła wiedzy oraz sytuacje wymagające przekazania do człowieka.
Budujemy okno rozmowy i połączenia
Przygotowujemy okno rozmowy na stronie, integracje oraz działania wykonywane w systemach firmy.
Uruchamiamy pilotaż i poprawiamy
Testujemy rzeczywiste scenariusze, sprawdzamy jakość odpowiedzi i rozszerzamy zakres dopiero wtedy, gdy podstawowe ścieżki działają prawidłowo.
Informacje techniczne dla zespołu IT
Model językowy i projektowanie rozmów
Model dobieramy do złożoności, kosztu, szybkości i wymagań dotyczących danych.
Wyszukiwanie w zatwierdzonej bazie wiedzy
Odpowiedzi budowane są z fragmentów zatwierdzonych materiałów firmy (RAG).
Integracje przez API
Wąskie, autoryzowane operacje w systemach klienta — bez kluczy w przeglądarce.
Walidacja operacji i rejestr zdarzeń
Operacja jest potwierdzana dopiero po odpowiedzi systemu źródłowego; działania są logowane.
Przechowywanie i dostęp do danych
Minimalizacja zbieranych danych, polityka retencji i procedury dostępu ustalane osobno dla każdego wdrożenia.
Testy odpowiedzi i scenariuszy błędów
Scenariusze poprawne, niepełne dane, błędy API i próby wyjścia poza zakres — testowane przed startem.
Działające wdrożenie
Otwórz MIA Preserve ↗
Zobacz, jak chatbot działa na stronie kliniki.
MIA Preserve to działające wdrożenie: asystent odpowiada na pytania pacjentów na podstawie zatwierdzonych informacji kliniki. Każda firma otrzymuje własną wiedzę, scenariusze rozmów, wygląd okna i integracje.
Zbuduj z DGBA
Zacznijmy od jednego procesu, który dziś zabiera zespołowi najwięcej czasu.
Pokaż nam, jak dziś wygląda obsługa zapytań, rezerwacji lub zgłoszeń w Twojej firmie. Wspólnie wybierzemy sprawy, które chatbot może przejąć w pierwszym etapie — i ustalimy, czego potrzeba, aby je uruchomić.