Platforma łączenia płatności i dokumentów dla małych firm

Pierwotny proces był rozproszony między bankowością, KSeF, lokalnymi folderami i pamięcią. Płatność mogła być prawidłowo zapisana przez bank, podczas gdy faktura nadal czekała w skrzynce, istniała tylko jako zagraniczny PDF albo nie została jeszcze odnaleziona. Arkusz i wymiana e-maili ujawniały problemy późno, gdy firma oraz księgowość działały już pod presją czasu.

CraftedBills traktuje kompletność jako główny widok operacyjny. Pulpit miesiąca pokazuje płatności wymagające dokumentów, sugerowane pary, pozycje zatwierdzone i nierozwiązane wyjątki, dzięki czemu kolejny krok jest widoczny, zanim księgowy musi o niego zapytać.

• Proces zamknięcia miesiąca zaczynający się od płatności
• Jasne statusy kompletności i brakujących dokumentów
• Jedna kolejka decyzji oraz wyjątków
• Wspólny język dla firmy i księgowości

Efekt biznesowy: właściciel widzi braki, kiedy można je jeszcze uzupełnić, a księgowość otrzymuje mniej niekompletnych i niewyjaśnionych zestawów.

Zaimportowana aktywność bankowa staje się niezmiennym rekordem źródłowym zamiast wierszem, który po cichu zmienia się podczas uzgadniania. Produkt zachowuje daty księgowania, walutę rachunku, opis i identyfikator importu, a następnie klasyfikuje transakcje wymagające dokumentu kosztowego oraz te należące do innego procesu.

Import odporny na duplikaty pozwala dodać kolejny wyciąg bez budowania miesiąca od początku. Każda płatność zachowuje własny status, dokumenty kandydujące i historię decyzji, zapewniając wiarygodną drogę powrotną do materiału źródłowego.

• Niezmienne rekordy zaimportowanych płatności
• Przyrostowy import odporny na duplikaty
• Statusy kosztu, transakcji niekosztowej i wykluczenia
• Dane źródłowe widoczne pod każdą decyzją

Efekt biznesowy: uzgadnianie opiera się na spójnym źródle prawdy zamiast na edytowalnym arkuszu, którego historię i wyjątki trudno prześledzić.

Polskie faktury ustrukturyzowane są tylko częścią rzeczywistego zbioru dokumentów firmy. CraftedBills łączy wspierane rekordy KSeF z lokalnymi PDF-ami i skanami, zachowując każdy oryginalny XML lub plik. Obecne MVP weryfikuje KSeF w środowisku testowym przed włączeniem dostępu produkcyjnego.

Wspierane skany mogą być odczytywane lokalnie przez Apple Vision OCR po polsku lub angielsku. Dokumenty zagranicznych dostawców pozostają pełnoprawnymi rekordami z walutą, datami, kwotą i dostawcą, a niepełne rozpoznanie można poprawić bez zmiany pliku źródłowego.

• Integracja KSeF TEST z lokalnym zapisem XML
• Lokalne PDF-y i faktury od zagranicznych dostawców
• OCR po polsku i angielsku wykonywany na urządzeniu
• Oryginalne pliki źródłowe zachowane bez zmian

Efekt biznesowy: miesiąc powstaje ze wszystkich rzeczywistych źródeł dokumentów, co ogranicza braki wynikające z traktowania KSeF jako pełnego archiwum kosztów firmy.

Silnik dopasowań szereguje możliwe dokumenty według sygnałów dostawcy, kwoty, waluty i odległości między datą faktury a płatnością. Sugestia pokazuje dowody pozytywne oraz negatywne, w tym niezgodne kwoty albo słabe rozpoznanie dostawcy, zanim użytkownik ją zaakceptuje lub odrzuci.

Proces obsługuje także praktyczne relacje księgowe: kilka płatności można połączyć z jedną fakturą, a jeden przelew z kilkoma fakturami. Przy walutach obcych pierwszeństwo ma kwota oryginalna z banku; gdy jej brakuje, historyczny kurs NBP jest prezentowany wyłącznie jako szacunek, a nie rzeczywisty kurs karty.

• Widoczne sygnały stojące za każdym kandydatem
• Decyzja człowieka przy relacjach niepewnych
• Dopasowania wiele-do-jednego i jeden-do-wielu
• Porównanie walut z jasno oznaczonymi szacunkami

Efekt biznesowy: użytkownik potrafi obronić i poprawić dopasowanie, ponieważ rozumie dowody, a niejednoznaczne sprawy pozostają widoczne zamiast znikać za automatyzacją.

Brak dokumentu jest stanem procesu, a nie cichym błędem. Użytkownik odróżnia pozycje nadal kompletowane od świadomych wykluczeń, niejednoznacznych kandydatów i rekordów wymagających notatki. Produkt utrzymuje te różnice widoczne przez cały miesiąc.

Po weryfikacji CraftedBills przygotowuje paczkę miesiąca z płatnościami, dokumentami, potwierdzonymi relacjami, decyzjami i jasno opisanymi wyjątkami. Księgowy otrzymuje kontekst razem z plikami zamiast kolejnego folderu, którego kompletność trzeba odtwarzać od początku.

• Osobne kolejki braków i wyjątków
• Notatki do nietypowych decyzji
• Zweryfikowany status miesiąca przed eksportem
• Uporządkowane przekazanie plików wraz z kontekstem

Efekt biznesowy: księgowość poświęca mniej czasu na rozpoznawanie braków i powtarzanie pytań, a firma zachowuje zrozumiały zapis tego, co przekazano i dlaczego.

Podstawowy import, OCR, matching, weryfikacja i raportowanie są projektowane do działania na urządzeniach Apple użytkownika. Bieżące dokumenty pozostają lokalnie, dane dostępowe integracji trafiają do Keychain, a połączenia sieciowe są ograniczone do świadomie włączonych źródeł. Deterministyczny proces pozostaje użyteczny bez AI w chmurze.

Taka architektura ogranicza zbędne przemieszczanie faktur i rekordów bankowych, zachowując potrzebne integracje. Granice prywatności są częścią modelu produktu: oryginalne pliki, dane dostępowe, opcjonalne usługi sieciowe i przyszłe funkcje AI mają osobne odpowiedzialności zamiast jednego nieprzejrzystego strumienia danych.

• Główny proces wykonywany na urządzeniu
• Sekrety integracji przechowywane w Keychain
• Połączenia sieciowe ograniczone do celu
• AI opcjonalne, a nie wymagane do podstawowych decyzji

Efekt biznesowy: wrażliwa praca finansowa pozostaje użyteczna i zrozumiała przy mniejszej ekspozycji chmurowej, bez rezygnacji z integracji potrzebnych do zamknięcia miesiąca.

Doświadczenie macOS wspiera szczegółowe uzgadnianie przez pulpit, listy źródeł i kontekst decyzji. Adaptacyjny interfejs iOS przenosi ten sam model dokumentów i płatności do skupionej weryfikacji mobilnej, używając natywnej nawigacji i kontrolek zamiast pomniejszonej strony desktopowej.

System wizualny nadaje statusom stałe znaczenie na obu platformach: potwierdzone relacje, braki, ostrzeżenia i kandydaci ręczni pozostają odrębne. Gęste dane finansowe są grupowane w spokojne, skanowalne panele, dzięki czemu użytkownik rozumie przegląd miesiąca i dowody dotyczące jednej płatności.

• Natywna architektura produktu macOS
• Adaptacyjny interfejs produktu iOS
• Spójny język statusów oraz wyjątków
• Czytelna hierarchia gęstych danych finansowych

Efekt biznesowy: użytkownik wykonuje złożoną pracę miesiąca przy biurku i sprawdza pojedyncze przypadki mobilnie bez uczenia się dwóch różnych produktów.

Pierwsza ścieżka wydania wykorzystuje dane demonstracyjne i kontrolowane integracje do sprawdzenia całego procesu: importu, zbierania dokumentów, OCR, rankingu kandydatów, ręcznych korekt, dopasowań grupowych, obsługi braków i eksportu dla księgowego. Dane testowe obejmują również waluty, duplikaty importu, słabe dopasowania i niepełne skany.

Produkcyjny KSeF i szersza dystrybucja pozostają wyłączone do czasu pełnej walidacji integracji, bezpieczeństwa oraz ścieżek odzyskiwania. Feedback produktowy mierzy oszczędzony czas, nierozwiązane sprawy, użyteczność dopasowań i czytelność wyeksportowanego miesiąca, a nie tylko preferencje interfejsu.

• Test całego procesu na danych demonstracyjnych
• Przypadki brzegowe importu, OCR, dopasowań i walut
• Kontrolowane środowisko KSeF TEST
• Mierzalny pilotaż przed rozszerzeniem produkcyjnym

Efekt biznesowy: zakres produktu rośnie dopiero po potwierdzeniu procesu zamknięcia miesiąca i wrażliwych integracji, co ogranicza ryzyko operacyjne oraz ryzyko danych przy starcie.